Se stai leggendo questo articolo è molto probabile che tu ti senta insoddisfatto del tuo livello di produttività. Ti capita di tornare a casa, dopo il lavoro, con l’impressione di non aver fatto abbastanza? Di non aver lavorato in modo produttivo per tutte le ore a disposizione? O che tu non abbia portato a termine tutte le attività inserite nella tua to do list?
Se tutto questo ti suona familiare questo l’articolo giusto per te.
La verità è che non sempre è necessario lavorare di più per aumentare la tua produttività; il segreto sta nel lavorare meglio e per poterlo fare è necessario diventare prima di tutto consapevoli delle abitudini che ti stanno portando a rallentare, senza neppure rendertene conto.
In questo articolo ti voglio parlare delle cinque abitudini che più frequentemente sabotano la tua produttività ma non solo, ti parlerò anche delle strategie più efficaci per modificare il tuo modo di lavorare. Niente teoria, si tratta di piccoli cambiamenti che puoi attuare sin da subito.
Controllo ossessivo di mail, notifiche e social network
Se vuoi aumentare la tua produttività devi iniziare a porti una domanda: quanto tempo spendi nel controllare il tuo smartphone? Quante volte controlli la casella della tua mail o apri i social network anche se per pochi secondi?
Lo so bene, queste cose succedono a tutti però sono qui per dirti che c’è un problema di fondo: ogni interruzione, anche se di pochissimi secondi, porta a frammentare la tua attenzione ed è come se ti facesse perdere il ritmo di ciò che stai facendo.
Il cosiddetto multitasking è oramai un mito. Ogni volta che cambi attività – pensa per esempio al momento in cui sei concentrato sulla scrittura di un testo su Word e, di punto in bianco, apri Whatsapp per visualizzare le notifiche – il tuo cervello ha bisogno di tempo per ritornare sul compito che stavi svolgendo. E questo ha un impatto che definirei devastante sulla tua produttività.
Ciò che ti consiglio di fare è prima di tutto impostare un blocco sul tuo smartphone per le app che più ti distraggono in modo tale da poterle consultare solo nei periodi di pausa.
Disattiva, poi, tutte le notifiche non essenziali, in modo tale da non essere distratto durante i tuoi compiti e mantenere la concentrazione sino al momento di pausa.
Ciò che sto per dirti ha un’efficacia potentissima: utilizzando la tecnica del time blocking avrai l’opportunità di pianificare la tua giornata in blocchi d’attività, in modo tale da concentrarti su ognuna delle stesse e cambiarle solo dopo averle portate a termine.
Dire sempre di “si” (perdendo il focus)
Da imprenditore o libero professionista immagino tu riceva richieste ogni giorno. Penso ai clienti che chiedono, da un momento all’altro, una call “al volo”, ai colleghi che ti chiedono di dare uno sguardo ad un progetto urgente o, anche, ad un amico che ti propone di partecipare ad un evento di networking la sera stessa.
Conosco bene questa sensazione e sono certo di sapere anche come solitamente ti comporti: dici spesso di si. Perché vuoi essere disponibile, accomodante, hai paura di perdere delle opportunità importanti per la tua carriera.
Ma tutto ciò, a lungo andare, è assolutamente controproducente. Significa boicottare i tuoi obiettivi personali ed anche la tua produttività riempiendoti di micro-task che non ti fanno avvicinare magari neanche lontanamente a ciò che avresti dovuto fare in giornata.
Dire di no può essere difficile, è vero, ed è per questo motivo che ti proporrò una strategia da adottare sin da subito per tenere a mente i tuoi impegni e delegare ciò che invece non riesci a fare. Utilizza un’applicazione sul tuo smartphone o carta e penna, se preferisci, per individuare tutte le attività della giornata che ti consentiranno di avvicinarti sempre più ai tuoi obiettivi di business.
Creare un piano di lavoro può sembrarti ad una prima lettura una perdita di tempo, ma ti assicuro essere tutto il contrario se tieni alla tua salute e soprattutto al successo dei tuoi affari. Fatto questo, dovrai imparare a delegare tutto ciò che non riesci a fare in giornata perché occupato nelle tue attività alle persone a te vicine. Se hai un team di lavoro o una rete di colleghi competenti alle richieste sopraggiunte all’ultimo momento potrai iniziare a rispondere: “non posso occuparmene personalmente ma ti consiglio di sentire il collega Y”.
Non staccare mai
Sei un imprenditore o un libero professionista, ami il tuo lavoro e il tuo obiettivo è quello di far crescere il tuo business diventando un punto di riferimento nel tuo settore. Niente di più vero, tra i desideri che sicuramente ti spingono, giorno dopo giorno, a dare un boost alla tua produttività.
È anche vero, però, che non sei una macchina. Se ti senti in colpa quando decidi di prenderti una pausa o, ancora, se continui a pensare al lavoro anche quando sei a casa o in vacanza ho qualcosa da dirti: stai lavorando tu stesso contro la tua produttività.
Il burnout non arriva solo dopo settimane di lavoro a tempo pieno, quasi h24, ma anche dal non staccare mai del tutto. Hai bisogno – e soprattutto lo ha il tuo cervello – di dedicarti dei momenti di decompressione ricaricando la tua creatività e la motivazione che ti ha spinto ad intraprendere questa strada.
Cambiare le proprie abitudini è possibile e puoi iniziarlo a fare sin da oggi. Ti suggerisco, infatti, di inserire all’interno dei tuoi task dei momenti di pausa, anche brevi. Ti sembrerà strano doverle inserire nel calendario, ma ti assicuro che questa strategia può fare la differenza sulla tua produttività.
Inizia con delle pause da 15 minuti ogni due ore. Ti serviranno a ripartire più carico una volta terminati i minuti a disposizione, ma anche ad essere più concentrato su ciò che dovrai fare. Il tempo che ti concederai per le pause non dovranno essere a tutti i costi colmati, ricorda che ti servirà per rigenerarti. Niente multitasking, dunque, durante il relax.
Lavorare in “solitaria”
Se sei un libero professionista o un imprenditore sono quasi sicuro che tra i motivi che ti hanno portato ad intraprendere questa strada vi sia quello d’avere più libertà, autonomia, ma anche un certo controllo sul tuo tempo.
È inutile negarlo: questo è sicuramente uno dei grandi vantaggi del lavorare in proprio. Ma come ogni cosa, tutto ha dei pro e dei contro e anche in questo caso non solo c’è ma è troppo spesso sottovalutato: l’isolamento professionale.
Moltissimi freelance e imprenditori, anche senza volerlo, finiscono per lavorare completamente da soli, senza prevedere mai dei momenti di confronto tra colleghi, senza ricevere feedback costruttivi, senza interagire con chi, in quel momento, sta affrontando delle sfide simili. A risentirne non sei solo tu come persona, ma anche il tuo business in termini di produttività e adesso ti spiego il perché.
Prima di tutto quando si è immersi in un progetto senza però confrontarsi con altre persone, è facile perdere l’oggettività. Questo a sua volta si traduce nella produzione di idee poco efficaci, semplicemente perché non c’è la possibilità di avere punti di riferimento alternativi.
Anche le decisioni vengono rallentate. Non avere nessuno con il quale confrontarti, infatti, ti costringe in qualche modo ad assumere le decisioni in solitaria, trascorrendo delle volte anche ore e ore a riflettere su un determinato problema che, invece, avrebbe potuto trovare una soluzione in pochi minuti.
Strategie per cambiare rotta
Anche in questo caso ci sono una serie di strategie che ti consentiranno di cambiare rotta anche piuttosto velocemente:
- Partecipa alle community tematiche: che siano professionisti della tua zona o anche molto lontani, è facile incontrarli anche online. Oggi esistono gruppi tematici per ogni nicchia e sfruttarne il potenziale è un’ottima idea per salvaguardare ed ottimizzare la propria produttività;
- Lavora in coworking: se sei abituato a lavorare completamente da solo, all’inizio potrà sembrarti difficoltoso ma ti assicuro che di vantaggi ce ne sono tanti. Il semplice fatto d’essere circondato da persone che, come te, hanno voglia di fare, crescere ed espandere il proprio business ti darà il là per essere più produttivo.
Pianificare troppo…e agire poco
Della sensazione di non aver fatto abbastanza ti ho già accennato qualcosa, ma secondo me merita un approfondimento perché so quanto possa essere pressante. Se ti è mai capitato di arrivare a fine giornata con la sensazione di aver fatto mille cose, ma di non aver concluso effettivamente nulla, allora capirai bene ciò che sto dicendo.
Sono tantissimi gli imprenditori e i liberi professionisti che cadono nella trappola della sovra-pianificazione. È una particolare forma di procrastinazione, mascherata però da produttività. Diciamolo: la pianificazione dà una sensazione di controllo, ordine e sicurezza tale da farci sentire preparati, ma di fatto è come se non si passasse mai all’azione concreta. I piani restano solo buone intenzioni e, questo, per un imprenditore o un freelance è del tutto inutile.
C’è di fatto una grande differenza tra pianificare per prepararsi e pianificare e non passare all’azione. Nel primo caso, infatti, stai semplicemente rimandando ciò che c’è da fare e lo fai, probabilmente, perché hai paura di sbagliare, pretendi da te stesso che tutto sia perfetto prima di partire, ti sembra che ci sia sempre qualcosa che manca: un dettaglio nella tua presentazione, per esempio, o un tool di lavoro.
Questo atteggiamento che comprendo minaccia seriamente la tua produttività ed anche la tua crescita imprenditoriale. La ragione è semplice: mentre tu continui a lavorare sul tuo progetto, aumentandone la perfezione, là fuori c’è già chi è passato all’azione e sta raccogliendo i risultati.
Regola 80/20
Ho la soluzione per te: la regola 80/20. Di questa te ne ho già parlato nello specifico in un articolo nel nostro blog.
Si tratta di una strategia volta a ridurre il tempo dedicato alla pianificazione e moltiplicare, al contrario, quello dell’esecuzione. In particolare il 20% del tuo tempo sarà dedicato al pianificare e dunque alla definizione chiara degli obiettivi da raggiungere, alla decisione delle priorità e alla creazione di un vero e proprio schema operativo. L’80% del tempo, invece, sarà a disposizione per agire ed eventualmente correggere, a posteriori, i micro-errori.
Non serve che tutto sia perfetto in ogni dettaglio. Serve iniziare, prendere la ricorsa verso l’obiettivo senza perdere il punto d’arrivo. Questo non significa affatto agire in modo superficiale, quanto piuttosto accettare che il progresso può nascere anche dalle imperfezioni. Un preventivo inviato oggi, per capirci meglio, è più utile di uno perfetto, ma inviato dopo una settimana, quando, magari, un competitor ha già attratto il cliente.
Ti suggerisco, dunque, ti fissare delle scadenze brevi per ogni progetto; di agire e dedicarti al miglioramento del tuo progetto dopo aver raccolto i feedback delle persone alle quali è indirizzato, ma anche di ricercare l’aiuto di un collega o di un membro del tuo team qualora ne avessi bisogno.
Conclusioni
La parola produttività riecheggia spesso tra chi, da imprenditore o freelance, vuole far crescere il proprio business senza sosta. Essere produttivi, però, non significa affatto lavorare di più, ma meglio.
Ciò che dovrai imparare, dunque, è ad usare nel migliore de modi il tempo a tua disposizione. Come hai avuto modo di leggere in questo articolo le abitudini che coltivi ogni giorno possono fare una grande differenza tra quei business che crescono e quelli che, invece, arrancano.
Molti imprenditori credono che basti semplicemente “fare di più” per ottenere grandi risultati; ma se, per farti un esempio, sei solito guidare con il freno a mano tirato – mi riferisco ad abitudini come il multitasking, l’eccessiva pianificazione, l’isolamento, la mancanza di priorità – il rischio è quello di consumare più energia del dovuto, senza avanzare mai. La buona notizia è che le abitudini possono essere modificate e, tra l’altro, il più delle volte sono utili solo dei piccoli accorgimenti per avere più tempo a propria disposizione, una maggiore concentrazione e, dunque, una migliore produttività.
Non serve rivoluzionare tutto da un giorno all’altro, quanto invece attuare questi piccoli accorgimenti a partire dalle piccole cose della quotidianità. Inizia dal cambiamento che senti come più urgente, applica le strategie che hai letto e misurane gli effetti. Sono sicuro che troverai la strada giusta per te. Se vuoi ricevere una consulenza, clicca qui e non perdere altro tempo!
